Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Bartosz Mirek BMCOMMERCE (jednoosobowa działalność gospodarcza), NIP 9452325018, REGON 543922058 - działająca pod marką Systemly. Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@systemly.pl.

2. Jakie dane zbieramy

Zbieramy tylko te dane, które są potrzebne do udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie:

• Nazwa firmy - żeby wiedzieć z kim rozmawiamy
• Email - żeby Ci odpowiedzieć
• Telefon - żeby zadzwonić jeśli to wygodniejsze
• Branża i liczba lokalizacji - żeby dopasować propozycję do Twojej skali
• Treść zapytania - opis problemu który chcesz rozwiązać

Dodatkowo automatycznie zbieramy podstawowe dane techniczne (adres IP, typ przeglądarki, czas wizyty) za pomocą Google Analytics 4 - tylko po wyrażeniu przez Ciebie zgody na cookies.

Dane z publicznych źródeł (kontakt handlowy B2B). Jeśli skontaktowaliśmy się z Tobą telefonicznie lub mailowo w sprawie naszych usług, Twoje dane (nazwa firmy, publiczny numer/adres, imię i nazwisko osoby kontaktowej) pozyskaliśmy z publicznie dostępnych źródeł - wizytówki Google Twojej firmy, Twojej strony www, publicznych rejestrów (CEIDG/KRS) lub katalogów branżowych. Zgodnie z art. 14 RODO informujemy Cię o źródle i celu już przy pierwszym kontakcie oraz w każdym mailu.

Przetwarzanie z użyciem AI. Przygotowując dla Ciebie wstępną wersję strony (preview) lub realizując usługę, możemy przetwarzać przekazane dane przy pomocy narzędzi AI klasy enterprise. Dane te nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI - zob. sekcja 8.

3. Dlaczego przetwarzamy Twoje dane

• Kontakt zwrotny - żebyśmy mogli się z Tobą skontaktować w sprawie Twojego zapytania (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - Twoja zgoda)
• Przygotowanie oferty - jeśli zdecydujesz się dalej rozmawiać (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - czynności przed zawarciem umowy)
• Marketing bezpośredni B2B - kontakt handlowy z firmami w sprawie naszych usług, na publiczne dane firmowe (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes; masz prawo wnieść sprzeciw w każdej chwili - patrz sekcja 6)
• Analiza ruchu na stronie - poprawa działania strony (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - Twoja zgoda na cookies analityczne)

4. Jak długo przechowujemy dane

• Dane z formularza kontaktowego: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zgoda zostanie wycofana wcześniej
• Dane klientów (umowa): przez czas trwania współpracy + 5 lat (wymogi podatkowe i rachunkowe)
• Cookies analityczne: do 26 miesięcy (Google Analytics 4)
• Cookies marketingowe: do 90 dni

5. Komu przekazujemy dane

Twoje dane mogą być przekazywane następującym podmiotom przetwarzającym (procesorom), z którymi mamy podpisane umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA):

• Dostawca hostingu - przechowywanie strony i bazy danych (serwery w UE)
• Anthropic - narzędzia AI klasy enterprise (przygotowanie preview, automatyzacje); dane nie trenują modeli
• Airtable - system CRM (ewidencja zapytań i kontaktu)
• Google LLC - Google Analytics 4 (wyłącznie po wyrażeniu zgody)
• Resend / SendGrid - obsługa korespondencji email
• Twilio - wysyłka powiadomień SMS (jeśli wyrazisz na to zgodę)
• n8n - silnik automatyzacji procesów
• Cal.com - rezerwacja terminów rozmów

Nie sprzedajemy Twoich danych. Nie przekazujemy ich poza Europejski Obszar Gospodarczy bez stosownych zabezpieczeń (standardowe klauzule umowne SCC). Lista procesorów może się zmieniać - aktualny stan dostępny na żądanie pod adresem kontaktowym.

6. Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz następujące prawa:

• Dostęp do danych - możesz poprosić o kopię swoich danych
• Sprostowanie - możesz poprosić o poprawienie błędnych danych
• Usunięcie („prawo do bycia zapomnianym") - możesz poprosić o usunięcie danych
• Ograniczenie przetwarzania - możesz poprosić o czasowe wstrzymanie przetwarzania
• Przeniesienie danych - możesz dostać dane w formacie nadającym się do przeniesienia
• Sprzeciw - możesz sprzeciwić się przetwarzaniu
• Wycofanie zgody - w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania
• Skarga do organu nadzorczego - Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na kontakt@systemly.pl. Odpowiadamy w ciągu 30 dni.

7. Polityka cookies

Używamy plików cookies w trzech celach:

• Niezbędne - bez nich strona nie działa (sesja, preferencje języka). Nie wymagają zgody.
• Analityczne - Google Analytics 4. Pozwalają zrozumieć jak używasz strony. Wymagają zgody.
• Marketingowe - Meta Pixel (Facebook/Instagram). Wymagają zgody. Obecnie nieaktywne - uruchomimy je dopiero przy ewentualnej kampanii reklamowej; do tego czasu nie są ładowane.

Możesz zarządzać cookies przez baner zgody (przy pierwszej wizycie - „Akceptuję" / „Tylko niezbędne") albo przez ustawienia swojej przeglądarki. Wybór zapamiętujemy lokalnie w Twojej przeglądarce. Wycofanie zgody nie wpłynie na podstawową funkcjonalność strony.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy konkretne środki techniczne i organizacyjne aby chronić Twoje dane (te same, które komunikujemy na stronie głównej):

• Hosting w UE - dane przechowywane fizycznie w Polsce lub Niemczech, bez transferów do USA
• Brak treningu AI na Twoich danych - korzystamy z narzędzi AI klasy enterprise, gdzie dane klienta nie są używane do trenowania modeli
• Szyfrowanie - połączenie SSL/TLS (HTTPS) oraz szyfrowanie danych w spoczynku (AES-256)
• Dostęp z logami - ograniczony do osób upoważnionych (Wiktor, Bartek), audytowalny; hasła zgodne ze standardami + 2FA
• Usuwanie na żądanie - realizujemy w terminie do 30 dni (RODO art. 17)
• Umowy powierzenia (DPA) - podpisane z każdym dostawcą przetwarzającym dane (patrz sekcja 5)
• Backup danych z polityką retencji

9. Zmiany w polityce

Jeśli zmienimy zasady, zaktualizujemy ten dokument i poinformujemy Cię mailem (jeśli mamy Twój adres) albo poprzez baner na stronie. Data ostatniej aktualizacji widoczna jest na górze dokumentu.

10. Kontakt w sprawie danych

Wszystkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych wysyłaj na kontakt@systemly.pl. Odpowiadamy w 7 dni roboczych. Sprawy pilne (np. wycofanie zgody) - w 24 godziny.